Alihankkijana ja laajan asiakaskunnan omaavana sekä onnistuneen markkinoinnin avulla saamme toivottavasti riittävän määrän sekä laadultaan monenlaisia tarjouspyyntöjä. Suurin osa täyttää tarkoituksensa, mutta varmasti tarjouspyyntöjen lähettäjien joukossa on sellaisia henkilöitä, jotka pohtivat, kuinka helpottaa tarjouspyyntöjen tekemistä ja yleensäkin ostotarjoustoimintaa. Keräsimme tähän muutaman seikan, jotka mielestämme esiintyvät hyvässä tarjouspyynnössä, sekä auttavat meitä luomaan hyvän tarjouksen.
Järjestelmien kautta generoituvat tarjouspyynnöt. Varsinkin isoilla asiakastoimijoilla on järjestelmiä, joissa tarjouspyyntö luodaan asiakkaan omaan järjestelmään, määritetään toimittajat, joille tarjouspyyntö lähtee ja asetetaan muut tarvittavat kriteerit. Toimittaja saa sähköpostiinsa tiedon avoimesta tarjouspyynnöstä, kirjautuu asiakkaan järjestelmään sekä noutaa tarvittavan materiaalin ja tarjoaa tuotteet järjestelmään. Nämä ovat helppokäyttöisiä ja ajavat tehtävänsä. Emme käsittele näitä tässä blogissa tämän enempää.
Suuri osa tarjouspyynnöistä tulee edelleenkin sähköpostilla. Tyypillisesti posti sisältää ilmaisun saada hinta ja toimitusaika kysytyille tuotteille sekä niihin liittyvät liitetiedostot.
Tällä alalla on hyvä puoli se, että tekniset vaatimukset esitetään teknisin piirustuksin. (Sivusimme aikaisemmassa blogissamme hyvän piirustuksen ominaisuuksia). Tekninen piirustus esittää tarpeen yksiselitteisesti. Joskus tuotteissa voi esiintyä komponentteja, joiden saatavuus voi olla satunnaiselle hankkijalle hankalaa. Tällöin olisi hyvä informoida toimittajaa, mistä komponenttia on ajateltu hankittavan tai peräti mikäli komponentteja on saatavilla asiakkaan sopimushinnoilla.
Halutun toimitusajan voisi ilmaista useammin jo tarjouspyynnössä, varsinkin jos tarveaika on jo tiedossa. Tämä auttaa käsittelemään tarjouspyynnöt oikeassa järjestyksessä, sekä informoimaan asiakasta heti, mikäli näemme toimitusajassa merkittäviä haasteita.
Tarjouksen haluttu jättöpäivä on sekin tarpeellinen tieto. Mikäli asialla on erityinen kiire, kannattaa se mainita, tai vaikkapa soittaa tarjouspyynnön perään, jotta tarjous tulee tehtyä riittävällä ripeydellä. Yleensä ottaen tarjouksen laskemiseen tulisi varata aikaa noin viikko, joskus enemmänkin, mikäli tarjouspyyntöön liittyy paljon erilaisia ostokomponentteja.
Mikäli tarjouspyynnössä ei ole erikseen mainittu haluttavaa toimitusehtoa, tarjoamme tuotteet yleensä EXW -toimitusehdolla, jossa toteutuvat pakkauskulut lisätään erikseen laskulle. Pystymme tarjoamaan kaikki toimittamamme tuotteet myös pakkaus- ja rahtikuluineenkin niin haluttaessa. Mikäli maksuehdosta ei erikseen toivomusta tai aikaisempaa sopimusta, noudatamme 14 päivän maksuehtoa. Pidempien maksuehtojen käyttö edellyttää vakiintunutta asiakkuutta ja näkyy hinnoittelussa.
Kun tarjouksen kiinnijääminen on kiinni muustakin kuin hinnasta, tarjouspyynnössä voisi olla mainittuna kriteerit, joiden mukaan valintaa tehdään. Kriteereistä riippuen voimme valita erilaisia toteuttamistapoja esimerkiksi alihankintakomponenttien hankkimiseen, joiden tuloksena on hiukan erilaisia lopputuloksia hinta-laatu akselilla. Lisäksi toimitusaikatarpeet asettavat monesti rajoituksia toimintamahdollisuuksiin.
Tarjouspyynnössä tulee olla mainittuna henkilöt, joilta saa tarvittaessa lisätietoja, sekä teknisiä että kaupallisia.
Lopuksi, tarjouksiin olisi kiva saada palautetta silloin, kun tarjous ei johda kauppaan. Useasti tarjouksen laatimiseen käytämme aikaa tunnista joskus jopa useaan päivään, ja tarjouksen lähettämisen jälkeen ei kuulu mitään. Tällöin lyhyt palaute tyyliin ”Kiitos tarjouksesta, päädyimme toiseen vaihtoehtoon syystä X..” olisi hyvä saada jatko-opin kannalta. Tässä toiminnassa käytämme harvoin tapaa, jossa lähetettyyn tarjoukseen palaisimme itse puhelimitse tai sähköpostilla ja kysyisimme tarjouksen tilaa.