Pääsimme kokeilemaan koettamiamme keinoja tuotannon kehittämiseksi lähes koskemattomaan maaperään. Kun hankimme omistukseemme konepajan, joka oli toiminut tietyllä tavalla jo useamman vuoden ja ilman aktiivista kehitysotetta, oli odotukset kehittämiselle jonkinlaiset ja kysymyksiäkin paljon. Kuinka nopeasti saamme muutosta aikaan? Kuinka työntekijät asiaan suhtautuvat?
Konepajan lähtötilanne oli se, että toiminta oli ollut vakaata yli vuosikymmenen. Aktiivista kehittämisotetta ei ollut ollut, vaan tuotannossa oli keskitytty tilausten eteenpäin viemiseen ja asiakastoiveiden täyttämiseen. Tämä näkyi työympäristön rapautumisena ja muun muassa työpisteisiin kertyneiden tavaroiden suurena määränä. Myös käytöstä poistuneet koneet veivät lattiatilaa.
Ensimmäisinä toimina kerroimme työntekijöille Lean -toiminnan periaatteista sekä tulevasta 5S -käyttöönotosta ja sen aikatauluista. Monelle Lean ja 5S on ainakin terminä tuttu, mutta kaikki eivät ole päässeet aikaisemman työuran aikana oppeja missään kokeilemaan tai soveltamaan. Vastaanotto oli hiljaisen myöntyväinen, mutta aavistuksen varautunut. Kellään ei ole toki mitään työpisteiden kehittämistä vastaan, mutta aikaisemmat kokemukset ja tiedon puute saattavat aiheuttaa jonkinlaista varautumista siihen, että joku tai jokin oppi tulee muuttamaan tutuksi tulleen työpisteen järjestystä tai tuttua toimintatapaa.
Näkyvästi toimet alkoivat ylimääräisen roinan uloskantamisella hallista. Tässä yhteydessä saadaan paljon aikaan, kun tartutaan ensin isoimpiin, turhiin koneisiin ja hävitetään ne ensin. Sen jälkeen on helpompi käydä kunkin työpisteen mahdolliset roinat lävitse ja poistaa ne työpisteestä. Työpisteen raivaamisessa kannattaa käyttää mahdollisesti työpisteen ulkopuolista henkilöä lajittelemisessa. Kaikki työpisteeseen kuulumaton tavara pois, ja laitetaan epävarmoihin luettavat tavarat esim. lavalle, josta ne on helpompi lajitella tarpeellisiin ja tarpeettomiin.
Kun työpiste on saatu tyhjennettyä, on aika laittaa tavarat paikalleen. Tässä kannattaa antaa tekijöille melko vapaat kädet. Paras tulos saadaan, kun työpisteissä työtä tekevät saavat itse sijoittaa tarvitsemansa työkalut esille. Standardisointia toki kannattaa käyttää, esimerkiksi hitsaajat suunnittelevat itse työkalujen yhtenäisen esillepanon työpisteissään. Yhteisille työkaluillekin on samalla luotava säilytyskäytännöt.
5S:n kolmas S, siivous tulee tehtyä tässä yhteydessä aivan kuin itsestään. Siistiin työpisteeseen on miellyttävä alkaa rakentamaan aikaisempaa viihtyisämpää ja tehokkaampaa työpistettä.
Standardisointi (neljäs S) vaatii jonkin verran sitten aikaa. Tässä hyvänä käytäntönä olisi antaa työntekijöiden itse päättää tuotantotilojen osalta esimerkiksi 5S -vastuualueet ja niille vastuuhenkilöt. Työnjohdon ja johdon tehtäväksi jää sitten toteuttaa selkeät ohjeistukset ja kuittauskäytännöt, jotta varmistutaan siitä, että rutiinit ovat toimivat ja niiden toteutumista voidaan seurata.
Viimeisen S:n, jonka miellämme sitoutumiseksi, tulee osoittaa yrityksen sitoutumista joka tasolla 5S:n noudattamiseen. Sekä johdon, välijohdon ja työntekijöiden tulee osata 5S perusteet ja käyttää niitä luovasti työssään. Kaikkien tulee olla yhtä mieltä siitä, että tämä on se työkalu, jolla työpisteiden kehitystä tehdään. Pikavoittoja ei ole luvassa kuin ihan aluksi, mutta pienin askelin kerrallaan työpisteet saadaan viihtyisämmiksi, turvallisimmiksi ja tehokkaammiksi.
Miten käyttöönotto meillä sujui? Aikaa kului ja kuluu ennakoitua enemmän. On normaalia, että fokus keskittyy normaaliin tuotantoon, ja aikaa jää vähemmän kehittämiseen. Ratkaisimme asian varaamalla tuotantokalentereista tilaa riittävän kauaksi tulevaisuuteen. Kahdella puolikkaalla päivällä 5S -toimiin saatiin jo paljon näkyvää aikaan.
Henkilöstö tulee kouluttaa. Mieluummin monta lyhyttä tietoiskua, kuin yksi pitkä luento. Asiat eivät ole vaikeita, mutta suunnittelu ja siihen liittyvä vastuunjakaminen voivat olla tuotannon väelle uutta.
Johdon tulee osoittaa jatkuvasti sitoutuneisuutta. 5S -asioita tulee käsitellä viikoittain, tulee kiinnittää huomiota onnistumisiin ja ohjata mielenkiintoa parannusta vaativiin kohtiin.
Henkilöstö voi aluksi kokea 5S toiminnan irrallisena muusta toiminnasta, mutta sitkeällä toistolla 5S rutiinit muuttuvat osaksi normaalia työnkuvaa, ja työntekijä saa selkeät työkalut omaan työhönsä ja työpisteensä kehittämiseen.
Ainakin meillä 5S toiminta vuosien jälkeen on osoittanut tehokkuutensa sekä viihtyisyyden ja turvallisuuden parantajana sekä myös samalla tuottavuuden parantajana.